Taxonomia: simples assim.

Taxonomia não é um termo que escutamos no dia-a-dia do mundo dos negócios. A taxonomia soa com algo restrito, capaz de despertar interesse apenas em cientistas ou bibliotecários. Embora recentemente tenha ganho importância no mundo corporativo a disciplina da taxonomia não é nova.

Ela sempre esteve presente no universo científico. O exemplo clássico é a classificação dos Seres Vivos, de 1735, trabalho do botânico sueco Karl von Linné (Taxonomia de Lineu). Em sua taxonomia, o cientista dividiu os seres vivos em grupos, de acordo com suas características em comum, obedecendo a uma ordem hierárquica. Era assim:

Domínio · Reino · Filo · Divisão · Classe · Ordem · Família · Gênero · Espécie · Subespécie

Logo, podemos dizer que a taxonomia é um conceito importado da Biologia pela área da informação para designar o conjunto de termos estruturados hierarquicamente, representativo das áreas de atuação de uma empresa ou corporação.

Diversos fatores no final dos anos 90 deram origem a um interesse em taxonomia:

a) Sobrecarga de Informação: Os motores de busca convencionais são vistos, com freqüência, como inadequados para lidar efetivamente com bases de dados muito grandes, e os usuários necessitam de ajuda de busca e filtros complementares.

b) Alfabetização em busca por informação. Pesquisas tem mostrado que a maioria dos usuários finais tem problemas para saber como buscar informação.

c) Reconhecimento da existência de Terminologias Organizacionais: Classificações e tesauros publicados não refletem as linguagens próprias das organizações.

d) Desestruturação das organizações: Grupos diferentes de usuários começam a compartilhar informação e conhecimento dentro de contextos organizacionais.

e) A informação está dispersa em diversas bases de dados por toda a empresa. Ninguém sabe o que existe ou onde está e não existe um ponto unificado de acesso à informação.

Problemas informacionais ocorrem todos os dias em empresas e instituições que dependem de boa informação entregue a tempos às pessoas que dela necessitam. Existem vários tipos de problemas. Alguns são causados pela informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta, e pela grande quantidade de informação. Por que ocorrem Problemas Informacionais?

Com o advento da internet e das redes internas, cada trabalhador se transformou em um buscador, mas sem nenhum treinamento em pesquisa ou mapa do que está procurando. Sem treinamento e habilidades em informação, a maioria das pessoas não sabe por onde começar uma busca, como pesquisar, o que procurar ou quando é melhor parar de procurar. Uma resposta se parece muito com outra, a menos que quem a busca compreenda o que é uma informação válida.

Muitos profissionais estão sobrecarregados de informação e têm poucas ferramentas para ajudá-los a lidar com isso. São bombardeados por e-mails, cópias de apresentação, alertas de novos artigos interessantes, relatórios, reuniões, e todos os exageros que acompanha quem trabalha com conhecimento. Gastando horas tentando recuperar algo que viu ou leu, mas que parece ter sumido. Tentando alcançar colegas que têm as peças que faltam do quebra-cabeça, e eles e seus computadores com anotações daquela reunião desapareceram em férias, ou pior, todos deixaram a empresa.

Problemas de acesso a informações são causados não somente por falta dela, antes pelo contrário, mas principalmente por não conectar a informação certa à pessoa certa na hora que precisa. As pessoas usam informação dentro do contexto do que fazem no momento. Precisam ter acesso à informação correta, mas somente quando dela necessitam. E precisam ter certeza de que o acesso seja garantido, fácil, rápido e confiável. Uma busca deve trazer toda a informação de uma empresa, sem importar onde ela esteja e em que formato se encontra.

A taxonomia é um sistema que classifica e facilita o acesso à informação. Permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema, de forma lógica. A classificação hierárquica pode auxiliar os usuários a entender como o conhecimento explícito pode ser agrupado e categorizado.

Assim, a taxonomia representa conceitos, agiliza a comunicação entre produtores e públicos (interno/externo) da informação, controla a diversidade de expressão do conhecimento, oferece um mapa da área trabalhada, servindo como guia em processos de conhecimento.

A taxonomia uniformiza a classificação do conhecimento e das informações, facilitando o compartilhamento desses ativos entre as pessoas e áreas que geram e consomem conhecimento.

A taxonomia em meio a grande massa de conhecimento, informações e produtos, esclarece os conceitos em uso, ao invés de criar novos termos para o mesmo fim. Introduz ordem, elimina ambigüidades e classifica a informação de maneira lógica. Coloque a taxonomia no seu dia-a-dia.