O toque de um Arquivista na Gestão do Conhecimento

07/12/2008 at 17:54 2 comentários

Com o advento das redes internas e sistemas de informações (portais e intranets), de forma prática, tornou-se possível: registrar, disseminar, classificar e mensurar o conhecimento.

Um portal corporativo do conhecimento é uma plataforma de registro, uso, re-uso e tratamento de informações. Também é o principal instrumento a ser trabalhado por um arquivista ou qualquer profissional da informação.

Ao implantar um programa de gestão do conhecimento, a organização das informações é uma etapa fundamental. Já que partimos da premissa de que todo o conhecimento existente na empresa – tanto na prática das pessoas quanto na execução de processos e atividades das áreas empresariais – devemos aproveitar.

Para o colaborador, a contrapartida é que pode usufruir do conhecimento registrado e disponível nos sistemas informacionais.

E os arquivistas com isso?

Temos intimidade com processos. Para criar um programa de Gestão de Conhecimento não existe uma única fórmula. Para isso, entra o nosso papel como profissionais de informação. Atuamos no planejamento, implementação e divulgação das etapas de todo o processo de implantação seja para instituições públicas, privadas ou sem fins lucrativos (ONGs).

A seguir, vejamos algumas possíveis área de atuação do arquivista.
Planejamento

Durante a análise da organização, é necessário estudar a “vida pregressa”, ou seja, ver se alguns passos anteriores e necessários foram seguidos. Instituições que podem suportar sistema de Gestão de Conhecimento devem ter intimidade e ter passado no mínimo pela Gestão Documental, Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão da Informação.

Ao iniciar o projeto, é necessário estabelecer os níveis de conhecimento a serem registrados. Para isso, a etapa inicial é o levantamento de informações. Isso é muito parecido ao levantamento de um processo de gestão arquivística, da produção documental para a tabela de temporalidade e quadro de arranjo ou até de seleção. São os mesmos níveis de informação que precisamos saber.

O mapeamento gerado indica quais os mecanismos (ferramentas) mais adequados para registrar o conhecimento tácito e explícito.
O conhecimento explícito é mais fácil de ser estruturado. Pois temos muita intimidade devido aos sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), onde entram relatórios, atas, memorandos e todos documentos eletrônicos gerados no curso das atividades dos colaboradores. Notem que aqui muda o objeto da arquivística tradicional, o documento como prova gerados pelas instituições, para uma categorização mais contemporânea, o registro de ações dos colaboradores no curso de suas atividades. Ampliamos o nosso escopo de atuação trabalhando com os registros orgânicos.

Para o conhecimento tácito, que possui uma classificação (do ponto de vista de registro) diferente do explícito, são utilizadas ferramentas para o registro de informações (que vai gerar o conhecimento) com o perfil subjetivo. Deixamos de lado as informações objetivas e classificadas para registrar impressões e entendimentos pessoais. Aqui, utilizamos recursos mais atuais como: blogs ou qualquer outro instrumento de verbalização. Além do gerenciamento de correspondência eletrônica (e-mails) e gerenciamento de conteúdo.
Implantação

Apesar de, atualmente, existir uma série de softwares que englobam o conceito de Gestão do Conhecimento, esta é uma casca que precisa ser planejada, estruturada e inserida na cultura empresarial.

É necessária uma decisão de tecnologia da informação para possibilitar análise e seleção da ferramenta ideal para a instituição. Pode-se desenhar (utilizando-se da arquitetura de informação) um sistema de GC customizado para a necessidade, utilizando portais corporativos com banco de dados, metadados, bibliotecas virtuais e funcionalidades de web 2.0. Além de atenção a outros elementos importantes para o gerenciamento dos metadados que garantem a autenticidade de documentos.

Autores sugerem ainda passos de maturidade rumo à gestão do conhecimento. São eles:

Gestão da ocumentação: levantamento e diagnóstico dos arquivos existentes nas diversas fontes de informações necessárias à organização;
Gestão da Informação: implantação de sistema de GED;
Gestão do conhecimento: através da gestão de conteúdo, com o pleno exercício de compartilhar experiências, saberes e conhecimentos individuais ou das equipes.
Gestão do conteúdo corporativo

A necessidade é compartilhar todos os documentos (onde se armazena o conhecimento) de maneira rápida e fácil por meio de redes como a web (intranets e extranets). Por isso, a Gestão do Conteúdo Corporativo (ECM), que é o gerenciamento de informações, tem como foco a captação, o ajuste, a distribuição e o gerenciamento dos conteúdos. Apoiando, assim, os processos dos negócios de toda a instituição.

Esses conteúdos podem ser procedentes de diversos sistemas, estruturados ou não. Como imagens, gerenciamento de documentos, bancos de dados, arquivos nos diretórios e de qualquer outro arquivo digital (como texto, áudio ou vídeo) – aqui, portanto, carregando conhecimento tanto tácito como explícito.

A característica básica de uma solução de ECM é oferecer acesso a todos os conteúdos da instituição, através de uma interface única baseada em browser. As funcionalidades essenciais para qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo, num processo imediatamente anterior à gestão do conhecimento, podem ser vistas como:

uso de metadados (ou propriedades descritivas de conteúdo);
gestão de permissionamento (usuários e seus direitos de acesso);
criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc);
controle da qualidade de informação (com fluxo ou trâmite de documentos ou workflow nos principais);
classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com instrumentos de busca);
gestão da interface com os usuários (arquitetura da informação e interface);
gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e para comprovar autenticidade de arquivos.

Esses são elementos básicos que o arquivista deve entender e se preocupar na análise de um sistema otimizado na implantação da gestão de conhecimento numa organização.

Para concluir

Não existe uma fórmula para o sucesso de um programa de Gestão de Conhecimento em portais corporativos. Para o arquivista, aqui então caracterizado como um profissional da informação, surge a possibilidade de integrar e comandar equipes em todas as fases do processo de implantação do programa de gestão do conhecimento. Seja antes disso, quando da necessidade de estabelecer a gestão documental, seja na fase de planejamento e levantamento de informações, seja no processo de implementação e até na divulgação e estímulo ao uso da gestão do conhecimento nas corporações.

Para os arquivistas, é necessário repensar paradigmas. Os documentos, atualmente, nascem, são utilizados e morrem no meio digital. Está na hora de pensarmos nisso. Não temermos os avanços tecnológicos. Os sistemas de GD e GED já fazem parte da realidade dos arquivistas. Portanto, é necessário avançarmos mais um passo e integrarmos às equipes da gestão do conteúdo e do conhecimento.

SOBRE O AUTOR: Charlley Luz é publicitário e arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Especialista em projetos de Ciência da Informação, atuou como atendimento, mídia e planejamento em agências de propaganda por mais de dez anos atendendo campanhas publicitárias para empresas e organizações do Rio Grande do Sul. Na área de internet iniciou seu trabalho na wwwriters com a elaboração de projetos, na elaboração e coleta de conteúdo, além de desenvolvimento de trabalhos. Criou projetos web, estruturando arquitetura de informação e conteúdo. Consultor de Ciência da Informação e Comunicação da Plena Consultores de São Paulo, trabalhou em projetos para clientes como Toyota do Brasil, Light Rio, CCR, Contax e Sebrae Nacional entre outros. Atualmente desenvolve também pesquisas acadêmicas na área de Ciência da Informação como web semântica, metadados, workflow e arquitetura de informação.

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Arquivista 2.0: especialista em informação humana digital O papel do arquivista, profissional da informação, nos portais corporativos

2 Comentários Add your own

  • 1. miriam silva  |  18/03/2010 às 17:12

    oi eu quero saber se vc sabe elaborar um texto analisando as consequencias boas e ruim do conhecimento para a humanidade?
    por favor me responde….

    Resposta
    • 2. charlley  |  06/07/2010 às 15:21

      cllaro! me avisa
      []s

      Resposta

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