E nós com isso? Um pouco mais de Gestão do Conhecimento e Arquivologia

06/04/2009 at 18:13 1 comentário

Estive revendo há pouco documentos antigos e vi uma apresentação que tinha feito sobre GC e arquivistas. Abaixo um pouco disso. O foco era: GC e nós com isso?

Na terceira onda de desenvolvimento da humanidade o conhecimento é a principal forma de capital. Você e eu podemos usar o mesmo conhecimento ao mesmo tempo. Este fato, por si só, derruba o alicerce dos pressupostos tradicionais acerca do capital e abre um rombo na própria definição de economia como a ciência da alocação de recursos escassos” Tofler

As organizações e a ciência administrativa notaram isto e se fez, no mundo da grandes corporações, a necessidade de novos tipo de empresas, que trabalhem internamente o fluxo das informações de forma horizontal.

O capital intelectual passa a ser um ativo das empresas e precisa ser indicado em seus balanços, como outros elementos intangíveis como marca (branding).

advento das redes internas (portais e intranets) tornou-se possível de forma prática registrar, disseminar, classificar e mensurar o conhecimento. Os serviços devem ganhar espaço e a produtividade deve vir não só com a economia de tempo gasto com tarefas administrativas, mas também ao permitir acesso rápido e fácil aos sistemas corporativos. Nesse ponto, intranets passam a ser chamadas de Portais Corporativos

Segundo a Escola de Administração da FGV, a Gestão Do Conhecimento é um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional.
Então trata-se realmente de planejar, estimular, socializar e utilizar o conhecimento gerado pelos colaboradores das corporações nos processos internos das empresas sejam elas de qualquer área da economia.

O conhecimento pode ser classificado (NONAKA & TAKEUCHI) em:
Conhecimento Tácito – algo difícil de ser formalizado e comunicado aos outros e Conhecimento Explícito – formal e sistemático, fácil de ser comunicado aos outros. Daí a necessidade de, na hora de planejar um programa de Gestão do Conhecimento, utilizar este conceito para poder facilitar

Importante, pois, aos arquivistas, lembrarem-se de que trata-se de dois tipos de informações registradas e que existem diferentes ferramentas para tanto.

E nós com isso ?
Os arquivistas entram como profissionais da informação que são em todo processo de planejamento, implementação e divulgação dos programas de gestão de conhecimento nas instituição, sejam elas públicas, privadas ou sem fim lucrativo (ongs).

Planejando
No processo de análise da organização, é necessário estudá-la funcionalmente e constatar se alguns passos anteriores e necessários ao início da gestão de conhecimento foram seguidos.
Requisitos: ter passado no mínimo pela Gestão Documental e Gestão Eletrônica de Documentos.

estabelecer os níveis de conhecimento a serem registrados.
mapeamento de todo processo de conhecimento deste ente.

Isso é muito parecido, ao levantamento de informações que fazem os arquivistas num processo de gestão documental, da produção da tabela de temporalidade e quadro de arranjo ou até de seleção/avaliação.

O mapeamento indica quais os mecanismos (ferramentas) melhor utilizáveis para registrar tanto o conhecimento tácito como explícito.

O conhecimento explícito é mais fácil, pois temos muita intimidade com ele já nos sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Relatórios, atas, memorandos e toda sorte de documentos eletrônicos gerados no curso das atividades dos colaboradores.

Para o conhecimento tácito são utilizadas ferramentas para o registro de informações com perfil subjetivo. Aqui utiliza-se recursos mais atuais como blogs, gerenciamento de correspondência eletrônica (e-mails) e gerenciamento de conteúdo.

Implantando
no mercado há uma série de softwares criados por empresas que englobam o conceito de Gestão do Conhecimento (GC).
É necessário do arquivista um certo domínio da tecnologia para possibilitar análise e seleção da ferramenta ideal para a organização para a qual está trabalhando.
Pode-se ainda, desenhar (utilizando-se da arquitetura de informação) um sistema de GC customizado para a sua necessidade, utilizando por exemplo banco de dados, metadados e outros elementos importantes para a autenticidade de documentos

a implantação do programa de gestão do conhecimento pode dividir-se em 3 fases:
Gestão da Documentação, através do levantamento e o diagnóstico dos arquivos existentes e das diversas fontes de informações necessárias à organização;

Gestão da Informação, através da implantação de sistema de GED e por fim a

Gestão do conhecimento (e gestão de conteúdo) para compartilhar experiências, saberes e conhecimentos individuais ou das equipes.

Gerenciando o conteúdo
Gestão de Conteúdo, que é o gerenciamento de informações, focando a captação, ajuste, distribuição e gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo de negócios de toda a empresa ou instituição.
Esses conteúdos podem ser estruturados ou não, procedentes de diversos sistemas, como de imagem, Gerenciamento de Documentos (GD), bancos de dados, arquivos nos diretórios das máquinas dos colaboradores e de qualquer outro arquivo digital como som ou vídeo

oferecer acesso a todos aos conteúdos da empresa através de uma interface única baseada em browser.

As funcionalidades essenciais:
– Gestão de usuários
– Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf, etc);
– Uso de metadados
– Controle da qualidade de informação (workflow);
– Classificação, indexação e busca de conteúdo
– Gestão da interface com os usuários (arquitetura da informação);
– Gravação das ações executadas sobre o conteúdo

o arquivista deve participar e acompanhar o processo de planejamento da campanha de lançamento e sugerir ao departamento de marketing ou agência da instituição ações participativas e estimulantes. Vale, por exemplo, concurso para escolher o mascote do portal, o nome de determinada área e, claro, o devido treinamento para utilização dos recursos do portal.

Concluindo
não existe uma fórmula, mas para o arquivista, aqui então caracterizado como um profissional da informação, surge a possibilidade de integrar e comandar equipes em todas as fases do processo de implantação do programa de gestão do conhecimento, seja antes disso, quando da necessidade de estabelecer a gestão documental, seja na fase de planejamento e levantamento de informações, seja no processo de implementação e até na divulgação e estímulo ao uso da gestão do conhecimento nas corporações.

O toque do arquivista
Os documentos hoje nascem, são utilizados e morrem no meio digital. Está na hora de pensarmos nisso. Não temermos os avanços tecnológicos. Os sistemas de GD e GED hoje já fazem parte da realidades dos arquivistas, portanto, já é necessário avançarmos mais um passo à gestão do conteúdo e do conhecimento, dando o nosso “toque” de organização a estes ambientes digitais.

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A Arquivística e a Arquitetura da Informação: similaridades possíveis Analise heurística como comparação de qualidade: um caso prático

1 Comentário Add your own

  • 1. Mauricio  |  07/04/2009 às 19:19

    Como sempre, um bom post!

    O arquivista tem que se dar o direito de atuar com a informação (em todas suas facetas) de forma mais dinâmica e inteligente…

    Eu acredito em Arquivista 2.0 (apesar de não sê-lo!)

    Há sempre o que se repensar, donde surgirá uma mudança de direção ou no sentido de reiterar…

    Responder

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