Memória Corporativa: o arquivo é a base

30/08/2010 at 12:07 Deixe um comentário

-> Quais são as profissões que trabalham com arquivo corporativo?

Os arquivos corporativos dizem respeito a atividade fim (objeto da empresa) e atividade meio (documentação administrativa) dessas empresas e intituições.

O arquivo tem certos preceitos que dizem respeito somente a ele, por exemplo, um documento é único (nunca haverá uma cópia que subsitua um original), este arquivo é orgânico, ou seja, é resultados dos processos de trabalho e das ações da empresa.

O profissional responsável pela concepção e gerenciamento de um arquivo, por lei, é o arquivista (formado em bacharelado de arquivologia). Ele é o mais capacitado para criar metodologias, entender todo o processo de geração, registro e tratamento dessas informações dos arquivos das empresas. Hoje existem 15 universidades públicas no Brasil com o curso de graduação em Arquivologia que formam este gestor, o arquivista.

Outros profissionais tem habilidades para tratar com informações de arquivos de determinados modos, porém o ideal é que haja uma especialização por conta do tipo diferenciado de informação que trata um arquivo. Um bibliotecário, por exemplo, tem um entendimento diferente de informação, ele trata com informações que não tem cópia única (no caso os livros, por exemplo). Um historiador sabe como usar a informação, mas sua especialidade não é o tratamento dela.

Do ponto de vista operacional, existem os assistentes de arquivo, que são orientados pelos gestores em suas atividades. Alguns desses assistentes podem ser pessoas com necessidades especiais, pois algumas aividades são repetitivas.

-> Por que as informações colhidas não podem simplesmente serem compiladas? Por que é importante que a pessoa que o faça tenha alguma especialização?

Hoje nas empresas são geradas muitas informações novas todo dia. Essas informações não podem ser simplesmente arquivadas, se não, podem ocupar muito espaço e criar um caos informaconal. Elas precisam ser selecionadas, classificadas, organizadas e descartadas.

Cada informação tem um tempo de vida útil, algumas existem leis que obrigam sua guarda por determinado período de tempo. Outras são consideradas históricas e devem ser guardadas para sempre. O profissional arquivista deve entender todo este cenário, quais informações podem ser descartadas, quando podem ser destruídas ou devem ser recolhidas para o arquivo permanente.

Guardar todas as informações geradas criaria um caos onde não se conseguiria encontrar a informação que se precisa. Por isso a necessidade deste tratamento técnico, como é chamada a classificação, indexação, descarte e guarda permanente de informações e documentos nas empresas. O profissional arquivista responsável deve entender quais leis obrigam a guarda de determinados tipos de documentos, deve saber como realizar o tratamento técnico e, ainda, conseguir resgatar a informação solicitada quando isso ocorrer.

-> Que tipo de empresas buscam esse trabalho?
Toda empresa precisa ter um arquivo de documentos corporativos. Documentos trabalhistas precisam ficar sob guarda de até 30 anos (guias de FGTS, GFIP,GRFP, por exemplo). O ideal é que a área administrativa das empresas (se não tiverem uma área de documentação) tenha uma Tabela de Classificação e Temporalidade, como é chamada a lista de documentos gerados e recebidos pela empresa e o prazo de sua guarda.

Falando de atividade fim, as empresas podem alimentar todos seus processos com dados já levantados, o que pode otimizar seu desempenho de funções.

Estamos, então, falando de pequenas, médias e grandes empresas. Todas precisam ter sua documentação tratada e organizada, isso é uma necessidade e uma obrigação. E onde tem um arquivo, ali precisará ter um procedimento criado por um arquivista e uma equipe capacitada em diferentes níveis para tratar destes documentos e informações corporativas.

Aqui o link para a entrevista no IG Carreiras.

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